Information zu Ihrem ESR-Konto von PostFinance

Der Schweizer Finanzplatz harmonisiert den Zahlungsverkehr auf den neuen ISO 20022 Standard. Die Harmonisierung erfolgt schrittweise: In der ersten Phase werden bis Ende 2017 die verschiedenen Formate für den Datenaustausch auf ein einheitliches Format standardisiert.

Wie ist E-GUMA betroffen?
Bei der Datei mit der Endung v11, welche Sie von der PostFinance erhalten und in E-GUMA einlesen, ändert sich das Format. Das neue Format heisst camt.54. Wir arbeiten an einer Erweiterung, welche das neue Format verarbeiten kann.

Wie ist das weitere Vorgehen?
Wir werden Sie informieren, sobald E-GUMA das neue Format unterstützt und Sie Ihr ESR-Konto bei der PostFinance auf das neue Format umstellen können.

Es ist sehr wichtig, dass Sie bei Ihrem ESR-Konto zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht auf das neue Format wechseln.

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Schreiben die wichtigsten Fragen zur Umstellung auf das neue Format beantwortet zu haben. Bitte melden Sie sich oder Ihr Berater von der PostFinance bei weiteren Fragen bei uns. Wir sind jederzeit gerne für Sie da.

Neuer Einlösereport & Einlösereport per E-Mail

Neu finden Sie die Liste der eingelösten Gutschein im Menu unter Buchhaltung > Einlösereport. Der neue Einlösereport ersetzt somit das Einlöseprotokoll.

Menu

Die Suchmaske ist sehr einfach gehalten – in den meisten Fällen werden Einlösungen nur nach dem Datum gesucht…

…wenn Sie aber gezielter suchen möchten, können Sie die zusätzlichen Filter verwenden, indem Sie auf den Button „Weitere Filter einblenden“ klicken.

Mit Filter

Sie können den Einlösereport entweder als PDF oder als Excel herunterladen. Im oberen Bereich des PDFs und der Excel-Tabelle sind die verwendeten Filter aufgelistet.

Report mit Filter

Einlösereport per E-Mail

Bis jetzt haben Sie täglich oder/und monatlich den Verkaufsreport per E-Mail erhalten. Neu erhalten Sie auch den Einlösereport in diesem E-Mail.

Outlook

Wichtig: Falls bei Ihrem täglichen E-Mail der Einlösereport nicht enthalten ist, dann  ist bei Ihnen noch nicht das neue E-Mail-Reporting aufgeschaltet. Wir werden uns in den nächsten Wochen bei Ihnen melden, um auf das neue E-Mail-Reporting zu wechseln.

Tägliche Kontrolle

Damit Sie Ende Monat/Geschäftsjahr keine Differenzen zwischen Ihrem Programm (Fidelio, Protel, MICROS-Kasse, etc.) und E-GUMA vorfinden, ist es sehr wichtig, dass Sie die Einlösungen in beiden Systemen täglich vergleichen. Mit dem Einlösereport per E-Mail wird der Aufwand für diesen Schritt nochmals reduziert.

Check List

Online Karten-Bestellungen direkt in E-GUMA löschen

Eine neue Funktion vereinfacht den Einsatz von E-GUMA im Alltag. Bestimmt ist Ihnen aufgefallen, dass Sie Gutscheine, die online per Kredit- oder Postfinance-Karte bezahlt wurden bisher nicht ohne Support löschen konnten. Hinzu kommt: die Rückerstattung des Kaufpreises erfolgte stets mittels manueller Banküberweisung.

Unser Ziel ist es, E-GUMA laufend zu vereinfachen und noch benutzerfreundlicher zu machen. Das neuste Update der letzten Woche schafft nun erwähntem Problem Abhilfe. Sie können ab sofort auch Gutscheine, die online per Kredit- und Postfinance-Karte bezahlt wurden direkt über die Gutscheinverwaltung löschen. Durch die Löschung wird automatisch der Kaufpreis der Kreditkarte oder Postfinance-Karte des Käufers gutgeschrieben. Es braucht also keine weiteren Schritte zur Rückerstattung mehr:

loeschen

Sie können sowohl einen einzelnen Gutschein wie auch eine gesamte Bestellung (bei mehreren Gutscheinen) löschen. Für eine Löschung müssen Sie im folgenden Dialogfeld einen Grund eintragen. Sie werden auch auf die automatisch ausgelöste Rückerstattung hingewiesen:

hinweis

Denken Sie daran, Bestellungen die Vorort getätigt wurden, müssen Sie nach der Löschung in E-GUMA wie gehabt über ihr Kartenterminal (Kreditkarte) oder Banküberweisung (EC) rückerstatten.

Wir freuen uns, wenn Ihne diese Funktion den Einsatz von E-GUMA weiter erleichtert und helfen gerne, falls es Probleme oder Fragen gibt.

Herzliche Grüsse
Ihr E-GUMA Team

Neue Funktion: Zahlungsart wechseln

Seit heute können Sie die Zahlungsart eines Gutscheins im Nachhinein anpassen. Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben – mehr dazu weiter unten.

In dieser kurzen Anleitung möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie z.B. bei einem Gutschein, der auf Rechnung ausgestellt wurde, die Zahlungsart zu einem späteren Zeitpunkt auf Postkarte wechseln.

Gehen Sie zu den Gutscheininformationen des Gutscheins und klicken Sie bei Zahlungsart auf Bearbeiten.

Wählen Sie die neue Zahlungsart aus und geben Sie eine Bemerkung ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung auszuführen.

Die neue Zahlungsart wird übernommen und anstellte der Rechnung können Sie die Quittung öffnen.

Die Änderung wird auch im Gutscheinprotokoll aufgezeichnet.

Buchen
In diesem Beispiel müssten Sie bei Ihnen im PMS (Fidelio, Protel usw.) die Zahlung buchen. Im Verkaufsreport von E-GUMA erscheint diese Zahlung auch.

Berechtigung
Die Zahlungsart können Sie ändern, wenn Sie das Recht „Gutscheine modifizieren (Zahlungsart ändern und Gutscheine verlängern)“ haben.

Zahlungsart unbekannt beim Ausstellen
Falls beim Ausstellen eines Gutscheins die Zahlungsart nicht bekannt ist, empfehlen wir Rechnung als Zahlungsart zu verwenden. Sobald der Gutschein vor Ort bezahlt wird, können Sie die korrekte Zahlungsart auswählen.

Bei Fragen zu dieser Funktion stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Proforma-Gutscheine

Mit der Proforma-Funktion können Sie Gutscheine ausstellen, bei denen die Leistung bekannt ist (z.B. ein Abendessen mit Getränken), der Betrag jedoch noch nicht. Diese Gutscheine nennen wir Proforma-Gutscheine. Nach dem Einlösen eines solchen Gutscheins wird dem Käufer des Gutscheins eine Rechung der konsumierten Leistungen gesendet.

Hier eine Anleitung wie Proforma-Gutscheine gehandhabt werden:

Proforma-Gutschein ausstellen

Proforma-Gutscheine werden als individuelle Gutscheine ausgestellt. Wichtig ist, dass Sie beim Betrag 0 eintragen.

Leistung erfassen

Sobald Sie bei der Auswahl der Zahlungsarten sind, können Sie Proforma wählen.

Zahlungsart Proforma

Alle Proforma-Gutscheine beginnen mit dem Buchstaben P im Gutscheincode. Auf diese Weise erkennen Sie einen Proforma-Gutschein ohne E-GUMA zu öffen. Weiter wird bei Proforma-Gutscheinen automatisch eine Bemerkung erfasst, welche in der Gutscheinverwaltung wie auch beim Einlösen erscheint.

Proforma-Gutschein

Proforma-Gutschein einlösen

Um einen Proforma-Gutschein einzulösen, gehen Sie einfach wie bei allen anderen Gutscheinen im E-GUMA zur Einlösemaske. Wichtig: Der Betrag der Leistung muss nun eingetragen und auf Einlösen geklickt werden. Danach können Sie eine Rechung an den Käufer des Gutscheins versenden. Diese Rechnung sollten Sie in Ihrem PMS (Fidelio, Protel, etc.) erfassen. Die Adresse für die Rechung finden Sie in E-GUMA beim eingelösten Gutschein.

Proforma-Gutschein in E-GUMA einlösen

Buchhaltung

Weder beim Ausstellen noch beim Einlösen eines Proforma-Gutscheins wird in E-GUMA ein Verkaufs-Buchungssatz erstellt. Auch im Einlöseprotokoll wird die Einlösung eines Proforma-Gutscheins nicht aufgezeichnet.

Konfiguration

Sofern bei Ihnen die Proforma-Funktion noch nicht aktiviert ist, können Sie sich bei uns melden. Wir richten diese Funktion gerne für Sie ein.

Gutscheinarchiv

Seit dem 31. Dezember 2011 wird jeweils am letzten Tag des Monats um Mitternacht ein Archiv der Gutscheine erstellt und im E-GUMA abgespeichert.

Wenn Sie sich im E-GUMA anmelden und im Menu Buchhaltung -> Gutscheinarchiv wählen, können Sie im Feld Gutscheinarchiv ein Archiv eines bestimmten Monats auswählen, exportieren und im Excel öffnen.

Durch die Archivierung können Sie schnell und einfach den Stand Ihrer Gutscheine zu einem früheren Zeitpunkt herausfinden. Z.B. für den Jahresabschluss ist die Archivierung äusserst hilfreich.

Archiv exportieren