Ablaufdatum bei individuellem Gutschein ausblenden

In einigen Situationen kann es vorkommen, dass das Ablaufdatum bei einem individuellem Gutschein ausgeblendet werden soll. Z.B. wenn Sie den Einlösezeitpunkt direkt im Beschreibungstext angeben. Hier ein Beispiel: „Der Gutschein ist von Anfang April bis Ende Mai 2013 einlösbar.“ Das Standardablaufdatum wäre in einem solchen Fall überflüssig.

Um die Ausstellmaske für individuelle Gutscheine (siehe Printscreen) noch einfacher zu gestalten, haben wir in diesem Zusammenhang den Bereich „Zusätzliche Optionen“ eingeführt. Optionen, die nur in bestimmten Fällen benötigt werden, haben wir in dieser Rubrik zusammengefasst.

Gutscheine versenden – noch einfacher

Das Herunterladen der Gutscheine, welche Sie per Post versenden, haben wir vereinfacht. Neu können Sie beim Klick auf den Button Versenden den Gutschein(e) und die entsprechende Dokumente (Quittung oder Rechnung mit ESR) direkt im Dialog heruntergeladen.

Gutschein zum Versenden

Beim Versenden eines Gutscheins und dessen Quittung erscheint folgender Dialog:

Gutschein und Quittung versenden

Gutschein und Quittung versenden

Wird ein Gutschein per Rechnung bestellt, zeigt E-GUMA nachstehenden Dialog an. Je nach Konfiguration bei Ihnen in E-GUMA weicht der Inhalt des Dialogs leicht ab.

Gutschein, Rechnung und ESR versenden


Warum diese Änderung?
Bis dahin wurden die Dokumente (Gutschein, Quittung und Rechnung mit ESR) in einem Pop-up anzegeigt. Im Browser (z.B. Internet Explorer) musste explizit angegeben werden, dass die Pop-ups von E-GUMA angezeigt werden dürfen. Um diese Umstände zu umgehen, werden die Downloads der Dokumente nun direkt im Versenden-Dialog angezeigt.

Einlöseprotokoll ins Excel exportieren

Damit Sie die Gutscheineinlösungen kontrollieren und nachvollziehen können, gibt es im E-GUMA das Einlöseprotokoll. (Unter Verwaltung –> Protokolle)
Seit dem letzten Update von E-GUMA können Sie dieses Einlöseprotokoll exportieren und im Excel öffnen. Beim Exportieren werden Ihre Angaben in der Suchmaske berücksichtigt. Somit ist es möglich, nur einen Teil des Einlöseprotokolls zu exportieren.
Den Button für den Export finden Sie wie in der Gutscheinverwaltung oben rechts.

Einlöseprotokoll mit Excel-Export

Bemerkung erforderlich beim Löschen eines Gutscheins

Damit Sie im Nachhinein besser nachvollziehen können, warum ein bestimmter Gutschein gelöscht wurde, können Sie nun eine Bemerkung beim Löschen angeben.

Bemerkung notieren

Bitte beachten Sie, dass der Löschen-Button nur erscheint, wenn Sie die nötigen Rechte haben.

Um die gelöschten Gutscheine anzuzeigen, müssen Sie in der Suche die Option Gelöschte anzeigen wählen. Wenn Sie auf das Info-Symbol des gelöschten Gutscheins klicken, sehen Sie sofort wann und warum der Gutschein gelöscht wurde.

Gelöschte Gutscheine anzeigen

Informationen zum gelöschten Gutschein

Ablaufdatum eines Gutscheins anpassen

Neu können Sie das Ablaufdatum eines Gutscheins ändern. Gehen Sie dazu auf die Info-Seite eines Gutscheins und klicken Sie beim Ablaufdatum auf Bearbeiten.

Bearbeiten

Bearbeiten

Sobald Sie auf Bearbeiten geklickt haben, erscheint eine Maske, in der Sie das neue Datum und eine Bemerkung eintragen können.

Neues Datum festlegen

Neues Datum festlegen

Wenn Sie auf Speichern klicken, wird das neue Ablaufdatum bei den Gutschein-Informationen angezeigt, ein Eintrag ins Verlauf-Protokoll des Gutscheins geschrieben und das Gutschein-PDF wird mit dem neuen Datum aktualisiert.

Erfolgreich gespeichert

Gutschein-Verlauf

Wichtig: Das Ablaufdatum kann nur geändert werden, wenn dem Benutzer das Recht Gutscheindaten modifizieren zugewiesen wurde.

Recht "Gutscheindaten modifizieren"

Proforma-Gutscheine

Mit der Proforma-Funktion können Sie Gutscheine ausstellen, bei denen die Leistung bekannt ist (z.B. ein Abendessen mit Getränken), der Betrag jedoch noch nicht. Diese Gutscheine nennen wir Proforma-Gutscheine. Nach dem Einlösen eines solchen Gutscheins wird dem Käufer des Gutscheins eine Rechung der konsumierten Leistungen gesendet.

Hier eine Anleitung wie Proforma-Gutscheine gehandhabt werden:

Proforma-Gutschein ausstellen

Proforma-Gutscheine werden als individuelle Gutscheine ausgestellt. Wichtig ist, dass Sie beim Betrag 0 eintragen.

Leistung erfassen

Sobald Sie bei der Auswahl der Zahlungsarten sind, können Sie Proforma wählen.

Zahlungsart Proforma

Alle Proforma-Gutscheine beginnen mit dem Buchstaben P im Gutscheincode. Auf diese Weise erkennen Sie einen Proforma-Gutschein ohne E-GUMA zu öffen. Weiter wird bei Proforma-Gutscheinen automatisch eine Bemerkung erfasst, welche in der Gutscheinverwaltung wie auch beim Einlösen erscheint.

Proforma-Gutschein

Proforma-Gutschein einlösen

Um einen Proforma-Gutschein einzulösen, gehen Sie einfach wie bei allen anderen Gutscheinen im E-GUMA zur Einlösemaske. Wichtig: Der Betrag der Leistung muss nun eingetragen und auf Einlösen geklickt werden. Danach können Sie eine Rechung an den Käufer des Gutscheins versenden. Diese Rechnung sollten Sie in Ihrem PMS (Fidelio, Protel, etc.) erfassen. Die Adresse für die Rechung finden Sie in E-GUMA beim eingelösten Gutschein.

Proforma-Gutschein in E-GUMA einlösen

Buchhaltung

Weder beim Ausstellen noch beim Einlösen eines Proforma-Gutscheins wird in E-GUMA ein Verkaufs-Buchungssatz erstellt. Auch im Einlöseprotokoll wird die Einlösung eines Proforma-Gutscheins nicht aufgezeichnet.

Konfiguration

Sofern bei Ihnen die Proforma-Funktion noch nicht aktiviert ist, können Sie sich bei uns melden. Wir richten diese Funktion gerne für Sie ein.

Suche nach Promoaktion

Bei der Suche in der Gutscheinverwaltung haben wir den Filter „Promoaktion“ hinzugefügt. Mit diesem Filter können die Gutscheine einer bestimmten Promoaktion angezeigt werden. Somit finden Sie einfach heraus, welche Gutscheine und wie viele Gutscheine mit der gewählten Aktion verkauft wurden.

Noch keine Erfahrung mit Promo-Aktionen in E-GUMA?
Gerade in der Weihnachtszeit lohnt es sich mit Hilfe von Promocodes Promo-Aktionen durchzuführen. Sie senden Ihren potentiellen Gutscheinkäufern einen Code der einen Betrag- oder Prozent-Rabatt gewährt. Diese Aktionen lassen sich zeitlich beschränken und der Rücklauf kann jederzeit kontrolliert werden. Da Gutscheine ein sehr lukratives Geschäft sind, die Liquidität fördern und neue Gäste bringt, lohnt sich dies garantiert.
Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne, richten Promo-Aktionen kostenlos für Sie ein und helfen Ihnen dabei, Ihr Gutscheingeschäft noch erfolgreicher zu gestalten.

Gutschein-Layout nachträglich ändern

Hinweis: Diese Funktion ist nur für Kunden welche vor Ort einen anderen Gutschein-Ausdruck als Online (Print@Home) verwenden relevant.

Neu kann im E-GUMA das Layout eines Gutscheins, nachdem Sie ihn ausgestellt haben, geändert werden. Falls also Beispielsweise ein Kunde eine Gutscheinbestellung Online über Ihren Shop getätigt hat und er den Gutschein nachträglich doch von Ihnen per Post zugeschickt bekommen möchte, können Sie einfach das Layout wechseln und diesen mit dem Vor-Ort-Druck ausstellen.

Und so funktionierts:
Um das Layout zu wechseln, gehen Sie auf die Detailseite eines Gutscheins (i-symbol bei Gutscheinverwaltung) und klicken auf Bearbeiten bei der Ausdruck-Box. Beim Feld Layout können Sie das Layout wechseln. Nachdem Sie die Änderung gespeichert haben, wird der Gutschein automatisch mit dem zugewiesenen Layout neu erstellt. Wenn Sie den Gutschein nun herunterladen, wird dieser mit dem geänderten Layout angezeigt.

Gut

Layout wechseln

Die E-GUMA Gutschein-Suche

Dank der E-GUMA Gutscheinsuche finden Sie alle Ihre Gutscheine über Jahre blitzschnell. Die Suche finden Sie in der Gutscheinverwaltung über der Gutschein-Übersichts-Tabelle. Klicken Sie einfach auf den Balken und die Suche öffnet sich.

Die E-GUMA Gutschein-Suche Wie auf dem Bild ersichtlich, haben Sie nun verschiedene Felder zur Verfügung um Gutscheine mit gewissen Kriterien anzuzeigen. Diese können Sie beliebig kombinieren. Mit Klick auf den „Suche“-Button lösen Sie die Suche aus und es werden nur noch die Gutscheine dargestellt, die alle Kriterien erfüllen. Falls die Suchmaske keine Kriterien enthält, werden standardmässig immer alle Gutscheine dargestellt.

Hier noch ein paar clevere Tipps zu der Gutscheinsuche:

  • Bei der Code-Suche muss wie beim Einlösen, nicht der gesamte Code eingegeben werden.
  • Beim Bestelldatum wird das erste Feld für „Von“ und das zweite Feld für „Bis“ benutzt. Sie können auch nur eines der beiden Felder ausfüllen. Falls nur „Von“ ausgefüllt wird, zeigt es alle Gutscheine von dem eingegebenen Zeitpunkt bis heute an, falls nur „Bis“ eingefüllt wird vom ältesten Gutschein bis zum eingegebenen Zeitpunkt.
  • Die Felder Status, Verkaufsort, Gutscheintyp und Zahlungsart verfügen über die „Erweiterte Suche“-Funktion. Bei einem Klick auf „Erweitert“ klappt ein neues Feld auf. Nun können Sie die gewünschten Häkchen setzten und diese mit „Inklusive“ in Ihrer Suche integrieren oder mit „Exklusive“ ausschliessen.
  • Kunden können mit Hilfe des Kunden-Felds auf verschiedene Weise gefunden werden. Neben der Eingabe des Namens, funktioniert auch die Eingabe des Orts, PLZ, Strasse oder E-Mail. So lassen sich z.B. alle Gutscheine von Kunden aus Zürich anzeigen.
  • Sie können das Suchergebnis in eine Excel-Tabelle exportieren. Klicken Sie dafür einfach, nachdem Sie die Suche ausgeführt haben, auf das Excel-Symbol rechts über der Suche. Natürlich kann dies auch ohne Suche ausgelöst werden, in dem Fall werden alle Gutscheine in die Excel-Datei exportiert.